viernes, 10 de junio de 2016
Trabajo Final. Proyecto de Organización de un Archivo
Histórico
Materia: Archivo Histórico
Prof. Jorge Pérez Martínez
Alumna: María de Jesús Rivera Romero
Matrícula. 2014MAA2638
Introducción
El archivo histórico
es una herramienta básica para los ciudadanos de un país, puesto que los
eventos históricos se reflejan en los documentos resguardados en este archivo.
Es importante la
valoración, clasificación y catalogación de los documentos para reconocer si un
documento además de los valores administrativos y contables tiene un valor
histórico, un valor que será importante que conozcan todos los ciudadanos.
En nuestro país las
leyes federales de Archivo y de Transparencia, son instrumentos que rigen el
cuidado de la documentación y que obligan a los servidores públicos a la realización adecuada de la administración
de documentos para que los ciudadanos sepan lo que sucede en el país.
Por ello, la
intención de este proyecto es realizar una valoración adecuada de la
documentación del archivo de trámite que la oficina está trabajando en la
actualidad y para que los documentos con valor histórico se conserven y se
difundan en el archivo histórico de manera adecuada.
Justificación
Se intenta que al realizar una
administración adecuada de documentos, se facilite el registro y control de la
documentación, conforme a lo establecido en las leyes para el manejo de la
oficinas de archivo de trámite y de concentración, buscando que la
documentación sea valorada adecuadamente y que los documentos que sean de
carácter histórico se destinen al archivo histórico de la Institución, todo
ello basado en los instrumentos de control archivístico.
El objetivo principal de la organización del
archivo histórico es que sea objeto de información, esto se da cuando un
archivo es clasificado, ordenado e instalado debidamente. Para que un archivo
se encuentre en estas condiciones se debe realizar un cuadro de clasificación
archivística en el que se determine el fondo del que se deriva el documento,
las series, las subseries, si se da el caso y demás características que
determinan un documento.
Asimismo, para
los archivistas es importante la parte de la promoción y la difusión de los
documentos históricos, esto dará como resultado el conocimiento de su trabajo
en lo correspondiente a los archivos históricos que es de la conservación y
resguardo del patrimonio documental.
El
aplicar los principios de la
administración de documentos orientados a la economía y eficiencia del manejo
documental en actividades destinadas a la conservación, uso y localización de
los documentos así como en su producción, circulación, selección y disposición
final, será uno de los objetivos principales en la formación de un archivo
histórico para poder determinar que documentos son los que quedarán para su
estudio y consulta.
La disposición documental
es el resultado de la clasificación, ordenación y valoración de los documentos que están organizados en
cada expediente, esto se realiza en el catálogo de disposición documental, de
acuerdo al fondo de la institución.
Al aplicar estas
funcionalidades archivísticas estamos valorando, no sólo la función de los
archivos y ordenando la documentación, sino que estamos dándole el orden para
que un archivo pueda estar disponible para los responsables del control de
gestión y de realizar los trámites para los que el documento fue creado, y se
encuentre disponible para los usuarios y se valore su funcionalidad para el
siguiente paso en el ciclo vital del documento.
|
La Clasificación de la documentación se
registra en el Catálogo de disposición documental de la siguiente manera:
|
En el Catálogo de disposición
documental, se define las relaciones entre los expedientes que se encuentran en
la Institución, asimismo se establecen los valores administrativos, legales,
contables, e históricos que tiene los documentos.
Se clasifica a los documentos de acuerdo al
tipo de información si es reservada, confidencial o pública, esto ayudará a
determinar su permanencia o no en el archivo histórico.
Podría suceder que no todos los documentos
cumplan con la valoración inicial que se les está asignado, sin embargo con el
paso del tiempo se realizará una revisión en la que se determinará el destino
final de la documentación.
.
|
La clasificación del
Catálogo de Vigencias, se realizará de acuerdo a lo siguiente:
|
En el catálogo de vigencias, se
clasifica la documentación, de acuerdo a su contenido y a su importancia, se le
dará la valoración, administrativa, legal o fiscal, histórica, se determinará
el tiempo que permanecerán en el archivo de trámite y en el archivo de
concentración, el tipo de información ya sea, confidencial, reservada o pública
y si se destinarán al archivo histórico o se eliminarán cuando se hayan perdido
sus valores administrativos y/o fiscales.
Cuando el encargado del archivo de
concentración estime que ha llegado el momento de efectuar transferencia
secundaria, realizará las acciones conducentes y pertinentes de expurgo y
llenará el inventario de baja documental.
Difusión:
Las formas de difusión del archivo de
esta institución serían a través de la página web de la Institución, se puede
crear un blog en el que la institución informe de los expedientes que están al
alcance del público y las formas en que puede accesar a la información ya sea
en línea o en la oficina física.
Asimismo, se dará acceso especial a los
investigadores especializados en el tema migratorio y derechos humanos que son
la principal labor de la institución, por ello se debe establecer los trámites
que necesitan realizar para tener el acceso a la información para sus
investigaciones.
Es muy importante para los archivistas, ser
parte de la formación de investigadores y tener la responsabilidad del cuidado
de la información, así como ser parte educadora para maestros, historiadores,
alumnos y la población en general, ya que gracias a esta labor los interesados
pueden conocer las razones y obligaciones del trabajo del archivista.
Los archivos
históricos y el cuidado de su información, los fines por los que se ha
determinado su conservación, los fines culturales, de investigación y de enseñanza, deben ser promovidos pues al
ser históricos, pasan a ser parte del patrimonio cultural de la nación y dejan
de ser propiedad de la institución.
Conclusiones
Es posible que la documentación sea clasificada,
ordenada y valorada de con miras a futuro, es decir, que desde que se crea un
expediente podamos determinar los valores primarios y secundarios que contiene,
puesto que documento fue creado con un trámite y finalidad que se encuentra en
su contenido, por ello se establecen si sólo es parte de un trámite
administrativo o si por el contrario su información tiene valor histórico.
Es importante señalar que el archivo
histórico será la consecuencia de la buena organización que se le dé al archivo
de trámite y de concentración, por ello los documentos que vayan resultando de
esta correcta administración de la documentación nos darán un archivo histórico
bien ordenado, catalogado y dispuesto para la consulta de los ciudadanos
interesados en estos temas.
Bibliografía.
Archivo General de la Nación. Dirección del Sistema Nacional de Archivos.
Instructivo para la elaboración del
catálogo de disposición documental. Fecha de actualización: 16 de abril
2012. Consultado por última vez 10 de junio de 2016.
Comisión
Nacional del Agua. Catálogo de
disposición documental. http://www.conagua.gob.mx/CONAGUA07/Noticias/CatalogoDocumentalCNA Actualización 2009.
Consultado por última vez 10 de junio de 2016.
Cruz
Mundet, José Ramón, “Archivística:
Gestión de documentos y administración de archivos”. Alianza Editorial
2012. Pag. 360.
Escalona
Rios, Javier. Guía de autoaprendizaje. Valoración documental. Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía. Secretaría de Educación Pública. México,
2003.
Gómez
Gómez Alma L. Y Villanueva Bazán Gustavo.
Introducción a Archivos Históricos
Secretaría de Economía. Criterios específicos para la
administración de documentos, organización de archivos y clasificación de la
información http://economia.gob.mx/files/criterios_documentos.pdf.
lunes, 16 de mayo de 2016
Principio de procedencia
El Principio de
Procedencia
El
principio de procedencia es aceptado universalmente es reconocido como el
principio fundamental de la archivística
y otorga las bases para que la disciplina archivística se desarrolle y
adquiera la seriedad que su autonomía le requiere. Anteriormente, los
documentos eran manejados como colecciones en asuntos o materias, igual que en
las bibliotecas, buscando su utilidad para la investigación.
Gracias
a que el conde Duchatel emitió un reglamento en el que se estableció un esquema
de agrupación para los documentos respetando su procedencia y organizándose de
acuerdo a la oficina que los generaba nace el concepto de fondo del documento.
En
Prusia a partir de una serie de reglamentos aprobados, los funcionarios de los
archivos y promovidos por por H. Von
Seybel , establecieron el Principio del
Orden Original de los documentos, deben proceder de acuerdo con el origen de
sus partes constituyentes. Asimismo debe respetarse que el orden de los
documentos de acuerdo la oficina registradora de la dependencia y no por
asuntos o materias, establece que los documentos deben mantenerse clasificados
de acuerdo a las acciones desarrolladas por la entidad o a sus propósitos.
Los
holandeses Samuel Muller, J.A. Feith y Robert Früin publicaron en 1897 el
Manual para la organización y descripción de archivos, en el que manifestaron
la importancia para el desarrollo del principio de procedencia y que contiene
normas específicas para la ordenación de los documentos, establece que el
sistema de ordenación debe basarse sobre el arreglo original de la oficina
registradora misma que refleja la organización del cuerpo administrativo que
los produjo.
Insiste
en la necesidad de mantener el orden original puesto que el documento es creado
por la consecuencia lógica de la organización de la dependencia, el archivista
debe conservarlo y en su caso restablecerlo o reconstruirlo.
El
principio de procedencia fue establecido como una regla básica de la profesión
archivística en 1910, en el primer congreso celebrado para archivistas y
bibliotecarios en Bélgica, fue aceptado en toda Europa.
De
ahí pasó a Estados Unidos En donde Waldo G. Leland decía que debía adoptarse el
manual holandés porque los archivos y documentos de ese país no estaban
organizados de acuerdo con su origen, por lo que no reflejaban el procedimiento
por el que habían surgido, al estar organizados podrían mostrar de donde
provenían, mantenerse organizado, conservar su historia, lo que se da de una
manera muy natural por las funciones y la organización de la dependencia.
Elio
Lodolini, prefiere expresarlo como respeto al orden original de los documentos
basándose en que cuando se empezó a utilizar este término fue para no mezclar
los documentos pertenecientes a fondos diferentes. Aunque acepta que el
principio de procedencia y el orden original pueden ser utilizados en un mismo
contexto.
Varios
autores destacan que la principal ventaja es que el orden natural ayuda al
usuario a conocer el documento en su totalidad, el mantener el orden natural es
económico, ahorra tiempo y trabajo, da como resultado un conjunto más fácil de
administrar, de conservar y de utilizar como fuente de consulta y valor
testimonial.
La
documentación debe mantenerse en el archivo administrativo o privado al que
pertenece, el orden natural que tuvo al producirse, debe conservarse en el
archivo institucional o privado al que naturalmente pertenece y con el orden que tenía cuando fue
producida.
Llevar
a cabo una clasificación en la que se dividen y separan por clases, grupos,
series derivados de un fondo. Para integrar un todo, para que nuestro archivo
sirva como testimonio e información para
la persona e institución que los produce, para los ciudadanos o para servir
como fuente de historia e investigación.
Evitar
sobre todo la desorganización del archivo dado que reconstruir un archivo es
una tarea complicada puesto que el archivista quien para reconstruirlo
debe conocer la historia interna de la
institución, las variaciones las competencias partiendo de documentos que
podrían estar incompletos.
Para
terminar debemos decir que la aplicación del Principio de Procedencia es una
tarea que podemos seguir de una manera práctica y que se complementa con el
Principio del Orden Original del documento en lo que se refiere a mantenerlos
por su entidad de origen, puesto que los
archivos nacen obedeciendo a factores propios de las funciones y estructuras de
las instituciones o personas que los crean, es un proceso natural de las
estructuras como una forma y condición para el ejercicio de ciertas
actividades, los documentos surgen con una finalidad bien definida de
administrar las acciones encaminadas al logro de objetivos.
Bibliografía:
Acevedo
Gutiérrez Francisco. Introducción a la
Organización de Archivos. Archivo General de la Nación.
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/modulo_4.pdf. Consultado
por última vez 13 de mayo de 2016.
Antonia
Heredia Herrera Archivística General, Teoría y Práctica.. Servicio de
Publicaciones de la Diputación de Sevilla1991.5ª.edición
Cruz Mundet, José Ramón. Administración
de documentos y Archivos. Textos Fundamentales. ISBN:
978-84-615-5150-7
Cruz
Mundet, José Ramón, Manual de archivística. Madrid, 2008,
Víctor Hugo Arévalo Jordán Los principios. http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=494#_ftn6.Consultado por última vez 13 de
mayo de 2016
Villanueva
Bazán Gustavo. Teoría y Práctica
Archivística. Cuadernos del Archivo
Histórico de la UNAM, 12,, 2000. 140p. México, UNAM.
Principio de Procedencia y Principio de Orden Original
Requisita un cuadro con 8 diferentes autores
que definan al Principio de Procedencia (PP) y el Principio de Orden
Original (POO), tomando en cuenta las siguientes columnas: a) País, b)
Autor, c) Postura del PP Y POO; al final del cuadro escribe tu postura de
ambos principios en un parrafo de 70 palabras.
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País
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Autor
|
Postura
del Principio de Procedencia
|
Postura
del Principio de Orden Original
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Francia
|
Natalis
de Wailly
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Enuncia
la noción de fondo de archivo, consistente en mantener reunidos los
documentos provenientes de un mismo organismo, persona, familia, etc.
Surge, de este modo, el principio de
procedencia o de respeto a los fondos
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|
|
Prusia
|
H.
Von Seybel
|
|
Enunció
un nuevo principio: el de orden original. En términos generales, éste dispone
que los documentos de un fondo deben mantenerse, a lo largo de su vida, en el
orden otorgado por su entidad de origen, o sea, clasificados de acuerdo a las
acciones desarrolladas por la entidad o a sus propósitos
|
|
Holanda
|
Samuel Muller,
Johan Feith y
Robet Fruin
|
En el manual
considerado como la biblia de los archiveros modernos.
El Principio de Procedencia es
el método de ordenamiento de archivos de acuerdo con el cual todo documento
se lleva el grupo de archivos y a la sección del grupo a la que pertenecía el
grupo cuando el grupo era aún un organismo vivo.
|
|
|
Estados
Unidos
|
Theodore Schellenberg
|
El Principio de Procedencia conjuntamente con el del Orden
Original, facilitan la organización archivística y descripción de los fondos
documentales. nos hacen comprender con mucha facilidad, que es clara la
información que revelan los documentos en su relación con sus funciones de
origen.
|
|
|
Estados
Unidos
|
Waldo
G. Leland,
|
En un artículo sobre
los problemas archivísticos en América, declaró que en general el principio enunciado
por los archivistas holandeses, llevado a cabo en la mayoría de los archivos,
debía adoptarse también en Estados Unidos.
Los archivos y
documentos deben clasificarse de acuerdo con su origen decía este archivista;
tienen que reflejar los procedimientos por los que hayan surgido.
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País
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Autor
|
Postura
del Principio de Procedencia
|
Postura
del Principio de Orden Original
|
|
Perú
|
Cesar
Gutiérrez
|
|
El orden original
es el dado por el ente productor, momento a
momento, a los documentos, en
base a sus competencias, a su
estructura, a su modo de funcionar.
Sus competencias,
estructura, modo de funcionar se modifican
durante la vida del ente, se originan, como consecuencia, modificaciones en
la disposición originaria de los documentos
desde ese momento en adelante.
|
|
España
|
José Ramón
Cruz Mundet
|
De la
aplicación de este principio se derivan tres premisas conectadas con la
noción de fondo:
1)
Todo fondo es producto natural de la
actividad de una entidad, persona física o moral; en consecuencia, resulta
imprescindible identificar al autor, su naturaleza, estructura y área de
actividad.
2)
La concepción de un fondo no viene dada por
el uso jurídico-administrativo o histórico-cultural de sus documentos, sino
por su estructura interna.
3)
La estructuración de un fondo. exige el
conocimiento de los procedimientos administrativos del autor
|
|
|
España
|
Antonia
Heredia
|
En el primer caso habrá que partir de
la investigación histórica sobre la institución que lo produjo para después
identificar órganos y funciones e integrar en torno a ellas los documentos
agrupados en series
El
principio de procedencia, debe aplicarse en los procesos de la administración
de los documentos, tanto en la sistematización, la clasificación, y la descripción
archivística.
|
|
Podríamos decir que el
Principio de Procedencia es el que mejor puede aplicarse en la ordenación
archivística, puesto que el respetar el fondo es el respetar la estructura
original de la Institución, las series y subseries que van desligándose en los
asuntos que maneja. El aplicar el principio del orden original, nos llevaría a
archivar un documento que proviene de una sola institución, pero que está
integrado por documentos con asuntos diferentes.
Bibliografía:
Acevedo
Gutiérrez Francisco. Introducción a la
Organización de Archivos. Archivo General de la Nación.
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/modulo_4.pdf. Consultado
por última vez 13 de mayo de 2016.
Antonia
Heredia Herrera Archivística General, Teoría y Práctica.. Servicio de
Publicaciones de la Diputación de Sevilla1991.5ª.edición
Cruz Mundet, José Ramón. Administración de documentos y
Archivos. Textos Fundamentales. ISBN:
978-84-615-5150-7
Cruz
Mundet, José Ramón, Manual de archivística. Madrid, 2008,
Víctor Hugo Arévalo Jordán Los principios. http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=494#_ftn6.Consultado por última vez 13 de
mayo de 2016
Villanueva
Bazán Gustavo. Teoría y Práctica
Archivística. Cuadernos del Archivo
Histórico de la UNAM, 12,, 2000. 140p. México, UNAM.
Realiza un Mapa Conceptual considerando
las ideas más significativas del Principio de Procedencia y el Principio de
Orden Original. Utiliza el programa en línea "bubbl.us", para
realizar el mapa e inserta en tu trabajo la imagen.
domingo, 1 de mayo de 2016
El trabajo del archivo histórico
El video 5 no se ve, pero
busqué uno relacionado con el Archivo Histórico del Museo Nacional de
Antropología e Historia. En el que la Mtra. María Trinidad Lahirigoyen que es
la fundadora del archivo histórico del museo, relata los trabajos que tuvo que
realizar para crear o más bien ordenar el archivo histórico, y como el archivo
histórico comprende desde 1800 hasta 1964 que se creó el Museo, de cómo sentía
que no tenía todas las herramientas para tener un archivo organizado y de que
estudió la carrera de Archivonomía para poder hacerlo, que las personas que le
ayudaban tampoco tenían la formación, pero que participaban con ella, me hace
pensar que lo hacían porque ella tenía el entusiasmo, pero como dice ella se
iban porque sólo cumplían con su etapa del servicio social.
El video 6 habla de la
importancia del trabajo de los Archivistas y de las personas que trabajan con
el archivo histórico, resalta que la mayoría no son Archivistas en sí, sino
historiadores y Bibliotecarios, cuya formación les ayuda a entender la historia
de los documentos y su importancia y que el hacer un curso de Archivonomía les
ayuda a entender más el manejo de los documentos. Los historiadores por su
formación pueden entender de mejor manera la historia de los documentos, los
bibliotecarios por su lado pueden clasificar mejor la información, por ello un
Archivista debe incluir estas especialidades en su formación.
Transferencia Secundaria
- Elabora
un cuadro comparativo después de leer los tres documentos, considera los
siguientes elementos: a) ámbito, b) país, c) características, d)
diferencias y e) semejanzas en procedimientos de Transferencia Secundaria
|
Transferencia
Secundaria
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Ámbito
|
País
|
Características
|
Diferencias
|
Semejanzas
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Federal
|
Colombia
Ministerio de Minas
y Energía
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Es un archivo que
recibe documentos de diferentes dependencias y realiza la valoración de la
documentación y hace la transferencia secundaria al Archivo General de la
Nación.
|
Envía los
documentos al archivo responsable de la documentación histórica.
No hace una
difusión, ni préstamo de la documentación histórica
|
-Realización de
Muestreos para la selección de la documentación
-Valoración para la
designación de su permanencia
-Elaboración de
cuadros de referencia secundaria
-Asignación de una
clave de acuerdo a la serie a la que pertenece
Selección y Expurgo
de la documentación
Digitalización de
documentos dependiendo de su relevancia
|
|
Estatal
|
México
Secretaría de
Finanzas del Estado de Hidalgo
|
Es un archivo histórico
dependiente de un Estado, que se encarga de la recepción, custodia, y
préstamo de los documentos concentrados así como de la difusión de los
acervos históricos.
|
Recibe documentos
en donación, legados o comodato
|
|
|
Federal
|
México
Archivo General de
la Nación
|
Es el encargado de
recibir la documentación de las dependencia federales del país
Dictamina los
reglamentos a seguir para el cuidado y conservación de la documentación de
valoración secundaria.
|
Da asesorías a las
dependencias para la identificación de la documentación con valor histórico.
|
|
- Visita
el Archivo Histórico seleccionado en el Bloque 1 y realiza una entrevista
al Responsable del Archivo Histórico, obteniendo evidencias de dicha
actividad, considerando lo siguiente:
Estoy anexando el cuestionario
que realicé, no tuve la oportunidad de que me lo contestaran, estuve
insistiendo con varias personas y no encontré quien pudiera contestarme el
cuestionario, las personas son muy amables, sin embargo me decían que no eran
las personas adecuadas para contestarme el cuestionario, terminé dirigiéndome
al titular del Archivo Histórico, supongo que por sus múltiples ocupaciones no
pude encontrarlo por teléfono y hasta el viernes pasado no había leído el
correo, espero que me lo conteste para poder anexarlo a mi trabajo.
Bibliografía:
Archivo
General de la Nación. Dirección del Sistema Nacional de Archivos Instructivo para la transferencia secundaria
de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo General
de la Nación. 10 de junio de 2010.
Secretaría
de Finanzas y Administración. Estado de Hidalgo, México. Dirección General de
Políticas para la Administración Documental y Archivo General. Lineamientos Generales 2013.
Ministerio
de Minas y Energía. República de Colombia. Procedimiento
para recepción de transferencias primarias y elaboración de transferencias
secundarias. 29 de octubre de 2010. Versión 02.
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