Principio de procedencia

El Principio de Procedencia

El principio de procedencia es aceptado universalmente es reconocido como el principio fundamental de la archivística  y otorga las bases para que la disciplina archivística se desarrolle y adquiera la seriedad que su autonomía le requiere. Anteriormente, los documentos eran manejados como colecciones en asuntos o materias, igual que en las bibliotecas, buscando su utilidad para la investigación.

Gracias a que el conde Duchatel emitió un reglamento en el que se estableció un esquema de agrupación para los documentos respetando su procedencia y organizándose de acuerdo a la oficina que los generaba nace el concepto de fondo del documento.

En Prusia a partir de una serie de reglamentos aprobados, los funcionarios de los archivos  y promovidos por por H. Von Seybel ,  establecieron el Principio del Orden Original de los documentos, deben proceder de acuerdo con el origen de sus partes constituyentes. Asimismo debe respetarse que el orden de los documentos de acuerdo la oficina registradora de la dependencia y no por asuntos o materias, establece que los documentos deben mantenerse clasificados de acuerdo a las acciones desarrolladas por la entidad o a sus propósitos.

Los holandeses Samuel Muller, J.A. Feith y Robert Früin publicaron en 1897 el Manual para la organización y descripción de archivos, en el que manifestaron la importancia para el desarrollo del principio de procedencia y que contiene normas específicas para la ordenación de los documentos, establece que el sistema de ordenación debe basarse sobre el arreglo original de la oficina registradora misma que refleja la organización del cuerpo administrativo que los produjo.

Insiste en la necesidad de mantener el orden original puesto que el documento es creado por la consecuencia lógica de la organización de la dependencia, el archivista debe conservarlo y en su caso restablecerlo o reconstruirlo.

El principio de procedencia fue establecido como una regla básica de la profesión archivística en 1910, en el primer congreso celebrado para archivistas y bibliotecarios en Bélgica, fue aceptado en toda Europa.

De ahí pasó a Estados Unidos En donde Waldo G. Leland decía que debía adoptarse el manual holandés porque los archivos y documentos de ese país no estaban organizados de acuerdo con su origen, por lo que no reflejaban el procedimiento por el que habían surgido, al estar organizados podrían mostrar de donde provenían, mantenerse organizado, conservar su historia, lo que se da de una manera muy natural por las funciones y la organización de la dependencia.

Elio Lodolini, prefiere expresarlo como respeto al orden original de los documentos basándose en que cuando se empezó a utilizar este término fue para no mezclar los documentos pertenecientes a fondos diferentes. Aunque acepta que el principio de procedencia y el orden original pueden ser utilizados en un mismo contexto.

Varios autores destacan que la principal ventaja es que el orden natural ayuda al usuario a conocer el documento en su totalidad, el mantener el orden natural es económico, ahorra tiempo y trabajo, da como resultado un conjunto más fácil de administrar, de conservar y de utilizar como fuente de consulta y valor testimonial.

La documentación debe mantenerse en el archivo administrativo o privado al que pertenece, el orden natural que tuvo al producirse, debe conservarse en el archivo institucional o privado al que naturalmente pertenece  y con el orden que tenía cuando fue producida.

Llevar a cabo una clasificación en la que se dividen y separan por clases, grupos, series derivados de un fondo. Para integrar un todo, para que nuestro archivo sirva  como testimonio e información para la persona e institución que los produce, para los ciudadanos o para servir como fuente de historia e investigación.

Evitar sobre todo la desorganización del archivo dado que reconstruir un archivo es una tarea complicada puesto que el archivista quien para reconstruirlo debe  conocer la historia interna de la institución, las variaciones las competencias partiendo de documentos que podrían estar incompletos.

Para terminar debemos decir que la aplicación del Principio de Procedencia es una tarea que podemos seguir de una manera práctica y que se complementa con el Principio del Orden Original del documento en lo que se refiere a mantenerlos por su entidad de origen,  puesto que los archivos nacen obedeciendo a factores propios de las funciones y estructuras de las instituciones o personas que los crean, es un proceso natural de las estructuras como una forma y condición para el ejercicio de ciertas actividades, los documentos surgen con una finalidad bien definida de administrar las acciones encaminadas al logro de objetivos.

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