Trabajo Final. Proyecto de Organización de un Archivo
Histórico
Materia: Archivo Histórico
Prof. Jorge Pérez Martínez
Alumna: María de Jesús Rivera Romero
Matrícula. 2014MAA2638
Introducción
El archivo histórico
es una herramienta básica para los ciudadanos de un país, puesto que los
eventos históricos se reflejan en los documentos resguardados en este archivo.
Es importante la
valoración, clasificación y catalogación de los documentos para reconocer si un
documento además de los valores administrativos y contables tiene un valor
histórico, un valor que será importante que conozcan todos los ciudadanos.
En nuestro país las
leyes federales de Archivo y de Transparencia, son instrumentos que rigen el
cuidado de la documentación y que obligan a los servidores públicos a la realización adecuada de la administración
de documentos para que los ciudadanos sepan lo que sucede en el país.
Por ello, la
intención de este proyecto es realizar una valoración adecuada de la
documentación del archivo de trámite que la oficina está trabajando en la
actualidad y para que los documentos con valor histórico se conserven y se
difundan en el archivo histórico de manera adecuada.
Justificación
Se intenta que al realizar una
administración adecuada de documentos, se facilite el registro y control de la
documentación, conforme a lo establecido en las leyes para el manejo de la
oficinas de archivo de trámite y de concentración, buscando que la
documentación sea valorada adecuadamente y que los documentos que sean de
carácter histórico se destinen al archivo histórico de la Institución, todo
ello basado en los instrumentos de control archivístico.
El objetivo principal de la organización del
archivo histórico es que sea objeto de información, esto se da cuando un
archivo es clasificado, ordenado e instalado debidamente. Para que un archivo
se encuentre en estas condiciones se debe realizar un cuadro de clasificación
archivística en el que se determine el fondo del que se deriva el documento,
las series, las subseries, si se da el caso y demás características que
determinan un documento.
Asimismo, para
los archivistas es importante la parte de la promoción y la difusión de los
documentos históricos, esto dará como resultado el conocimiento de su trabajo
en lo correspondiente a los archivos históricos que es de la conservación y
resguardo del patrimonio documental.
El
aplicar los principios de la
administración de documentos orientados a la economía y eficiencia del manejo
documental en actividades destinadas a la conservación, uso y localización de
los documentos así como en su producción, circulación, selección y disposición
final, será uno de los objetivos principales en la formación de un archivo
histórico para poder determinar que documentos son los que quedarán para su
estudio y consulta.
La disposición documental
es el resultado de la clasificación, ordenación y valoración de los documentos que están organizados en
cada expediente, esto se realiza en el catálogo de disposición documental, de
acuerdo al fondo de la institución.
Al aplicar estas
funcionalidades archivísticas estamos valorando, no sólo la función de los
archivos y ordenando la documentación, sino que estamos dándole el orden para
que un archivo pueda estar disponible para los responsables del control de
gestión y de realizar los trámites para los que el documento fue creado, y se
encuentre disponible para los usuarios y se valore su funcionalidad para el
siguiente paso en el ciclo vital del documento.
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La Clasificación de la documentación se
registra en el Catálogo de disposición documental de la siguiente manera:
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En el Catálogo de disposición
documental, se define las relaciones entre los expedientes que se encuentran en
la Institución, asimismo se establecen los valores administrativos, legales,
contables, e históricos que tiene los documentos.
Se clasifica a los documentos de acuerdo al
tipo de información si es reservada, confidencial o pública, esto ayudará a
determinar su permanencia o no en el archivo histórico.
Podría suceder que no todos los documentos
cumplan con la valoración inicial que se les está asignado, sin embargo con el
paso del tiempo se realizará una revisión en la que se determinará el destino
final de la documentación.
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La clasificación del
Catálogo de Vigencias, se realizará de acuerdo a lo siguiente:
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En el catálogo de vigencias, se
clasifica la documentación, de acuerdo a su contenido y a su importancia, se le
dará la valoración, administrativa, legal o fiscal, histórica, se determinará
el tiempo que permanecerán en el archivo de trámite y en el archivo de
concentración, el tipo de información ya sea, confidencial, reservada o pública
y si se destinarán al archivo histórico o se eliminarán cuando se hayan perdido
sus valores administrativos y/o fiscales.
Cuando el encargado del archivo de
concentración estime que ha llegado el momento de efectuar transferencia
secundaria, realizará las acciones conducentes y pertinentes de expurgo y
llenará el inventario de baja documental.
Difusión:
Las formas de difusión del archivo de
esta institución serían a través de la página web de la Institución, se puede
crear un blog en el que la institución informe de los expedientes que están al
alcance del público y las formas en que puede accesar a la información ya sea
en línea o en la oficina física.
Asimismo, se dará acceso especial a los
investigadores especializados en el tema migratorio y derechos humanos que son
la principal labor de la institución, por ello se debe establecer los trámites
que necesitan realizar para tener el acceso a la información para sus
investigaciones.
Es muy importante para los archivistas, ser
parte de la formación de investigadores y tener la responsabilidad del cuidado
de la información, así como ser parte educadora para maestros, historiadores,
alumnos y la población en general, ya que gracias a esta labor los interesados
pueden conocer las razones y obligaciones del trabajo del archivista.
Los archivos
históricos y el cuidado de su información, los fines por los que se ha
determinado su conservación, los fines culturales, de investigación y de enseñanza, deben ser promovidos pues al
ser históricos, pasan a ser parte del patrimonio cultural de la nación y dejan
de ser propiedad de la institución.
Conclusiones
Es posible que la documentación sea clasificada,
ordenada y valorada de con miras a futuro, es decir, que desde que se crea un
expediente podamos determinar los valores primarios y secundarios que contiene,
puesto que documento fue creado con un trámite y finalidad que se encuentra en
su contenido, por ello se establecen si sólo es parte de un trámite
administrativo o si por el contrario su información tiene valor histórico.
Es importante señalar que el archivo
histórico será la consecuencia de la buena organización que se le dé al archivo
de trámite y de concentración, por ello los documentos que vayan resultando de
esta correcta administración de la documentación nos darán un archivo histórico
bien ordenado, catalogado y dispuesto para la consulta de los ciudadanos
interesados en estos temas.
Bibliografía.
Archivo General de la Nación. Dirección del Sistema Nacional de Archivos.
Instructivo para la elaboración del
catálogo de disposición documental. Fecha de actualización: 16 de abril
2012. Consultado por última vez 10 de junio de 2016.
Comisión
Nacional del Agua. Catálogo de
disposición documental. http://www.conagua.gob.mx/CONAGUA07/Noticias/CatalogoDocumentalCNA Actualización 2009.
Consultado por última vez 10 de junio de 2016.
Cruz
Mundet, José Ramón, “Archivística:
Gestión de documentos y administración de archivos”. Alianza Editorial
2012. Pag. 360.
Escalona
Rios, Javier. Guía de autoaprendizaje. Valoración documental. Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía. Secretaría de Educación Pública. México,
2003.
Gómez
Gómez Alma L. Y Villanueva Bazán Gustavo.
Introducción a Archivos Históricos
Secretaría de Economía. Criterios específicos para la
administración de documentos, organización de archivos y clasificación de la
información http://economia.gob.mx/files/criterios_documentos.pdf.
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