El Archivo General de la Nación es el
órgano descentralizado de la Secretaría de Gobernación encargado del resguardo
de la información histórica de la Administración Pública Federal y esta es su Estructura
Orgánica Operativa
El Archivo General de la Nación se
encuentra en Avenida Eduardo Molina 113, Colonia Penitenciaria Ampliación, Delegación Venustiano
Carranza en la Ciudad de México. Teléfono 51 33 9900.
Funciones:
Conforme
a lo establecido por el Poder Ejecutivo Federal, el Archivo General de la
Nación es un organismo descentralizado, coordinado por la Secretaría de
Gobernación que se encarga del cuidado de los archivos administrativos e
históricos de la Administración Pública Federal.
Su
objetivo principal es preservar, incrementar y difundir el patrimonio
documental de México, supervisar la memoria nacional de corto, mediano y largo
plazo contribuyendo a la transparencia y rendición de cuentas del ejercicio del
poder público.
De
acuerdo a lo establecido en el acuerdo del órgano de gobierno del Archivo
General de la Nación por el que se expide el Estatuto Orgánico del Archivo
General de la Nación las funciones de los integrantes de la Estructura Orgánica
Operativa, son las siguientes:
Director
General del Archivo. Presidir los Consejos Nacional de Archivo y Editorial,
presidir el Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal,
autorizar la salida de documentos originales pertenecientes a la historia de la
nación, declarar los documentos que sean patrimonio documental de la Nación, Aprobar
programas y acciones para el cuidado, administración, preservación,
enajenación, y todo lo relacionado a los archivos de la Administración Pública
Federal.
Director
General Adjunto de Administración de Acervos Históricos.
Representar
al Archivo, en el ámbito de su competencia, ante autoridades o particulares,
según sea el caso, Coordinar que las áreas correspondientes integren, manejen,
clasifiquen y custodien los expedientes de acuerdo a sus funciones, proponer
estudios y proyectos que conlleven a la promoción del trabajo de la
Institución. Proponer al Director General los estudios, análisis, proyectos que
se elaboren en las áreas coordinadas a su cargo. Proponer y ejercer programas
de capacitación tanto para el personal que labora en el Archivo como para los
interesados en el tema.
Director
de Administración
Evaluar
las acciones y medidas de administración que estime convenientes para el mejor
funcionamiento del Organismo, Administrar los recursos del organismo, aplicar
las normas y lineamientos en materia de administración y presupuesto asignados
al organismo.
Director
de Asuntos Jurídicos y Archivísticos.
Representar
al Organismo ante los Tribunales Federales y del fuero común, en los trámites
jurisdiccionales, y asuntos de carácter legal que sean de interés del Archivo,
hacer valer las defensas, de orden
mercantil, civil, administrativo, laboral, fiscal, penal y constitucional, con
las facultades generales que establece la normativa de la materia. Coordinar el
análisis, de anteproyectos y proyectos de iniciativas de leyes, reglamentos,
decretos, acuerdos, relacionadas con la materia archivística; Emitir opinión
sobre los instrumentos normativos internos, tales como acuerdos, convenios y
contratos que pudiera realizar este Instituto.
Director de Desarrollo y
Normatividad Archivística
Representar al Organismo, en
el ámbito de su competencia, ante toda clase de autoridades o particulares,
vigilar el cumplimiento de las disposiciones aplicadas para el desempeño de sus
actividades, Planear, programar un mejor desarrollo de sus obligaciones.
Evaluar el desempeño de las labores del personal a su cargo. Proporcionar la
información, datos o cooperación técnica que les sea requerida internamente o
por otras dependencias o autoridades.
Director de Publicaciones y
Difusión.
Coordinar la preparación,
publicación y distribución, en forma onerosa o gratuita, de obras y colecciones
para apoyar el conocimiento del acervo, promover la cultura archivística, de
consulta y aprovechamiento del patrimonio documental de la Nación. Realizar
actividades que promuevan el acervo histórico, promover las actividades de la
institución, así como visitas a las instalaciones del mismo.
Director del Sistema Nacional
de Archivos
Diseñar procesos y programas
que ayuden a mejorar la calidad de los servicios archivísticos de las Dependencias, revisar la actualización y mejora de los Lineamientos
generales para la organización y conservación de los archivos del Poder
Ejecutivo Federal, Elaborar políticas y procedimientos para la conservación de
los acervos archivísticos, Fomentar el
aprovechamiento de los acervos documentales, realizar acuerdos con las
entidades del país para una correcta preservación de la memoria documental.
Dirección del Archivo Histórico
Central
Coordinar el adecuado resguardo
del patrimonio documental, las transferencias secundarias de los documentos con
valor histórico generados por la Administración Pública Federal y particulares
y otros sujetos obligados, de acuerdo a una previa valoración en conjunto con
la Dirección del Sistema Nacional de Archivos. Establecer las políticas y
procedimientos para reunir, organizar, conservar, dar acceso y preservar los
documentos históricos y el patrimonio documental de la Nación resguardados por
el Organismo, con independencia del soporte en el que se encuentren,
propiciando la salvaguarda de la memoria colectiva de México, basándose en las
mejores prácticas internacionales. Las acciones de preservación de la memoria
colectiva deben ser de acuerdo a las leyes de transparencia y aprovechar el uso
de las tecnologías de la información.
En la Ley federal de archivos
encontramos las disposiciones a las que se deben apegar las instituciones
integrantes de la Administración Pública Federal, y el Archivo General de la Nación, es el encargado
de coordinar, supervisar, capacitar a las instituciones en esta materia.
Los
artículos más importantes son los siguientes:
Artículo 15. Los sujetos obligados
contarán con un archivo de concentración, adscrito al área coordinadora de
archivos, en donde se conservará aquella documentación de uso esporádico que
debe mantenerse por razones administrativas, legales, fiscales o contable.
III. Valorar en coordinación con
el archivo histórico los documentos y expedientes de las series resguardadas
conforme al catálogo de disposición documental.
Artículo 17. El archivo histórico estará adscrito
al área coordinadora de archivos y se constituirá como fuente de acceso
público, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular
el uso y aprovechamiento social de la documentación, y difundir su acervo e
instrumentos de consulta.
El responsable del archivo histórico deberá
contar con conocimientos y experiencia en historia y archivística, y será
nombrado por el titular de la dependencia o entidad, o por el titular de la
instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al
Poder Ejecutivo Federal, el cual deberá contar con un nivel mínimo de director
de área. Tendrá las siguientes funciones:
I.
Validar
la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor
histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación en el caso del
Poder Ejecutivo Federal; o bien, de la autoridad que determinen las
disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados
II.
Recibir,
organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico;
y
Artículo 26. Para el acceso a los documentos de
los archivos históricos de los sujetos obligados y del Archivo General de la
Nación no será aplicable el procedimiento de acceso previsto en la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, por lo que el
acceso a los mismos se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los
propios archivos.
Los documentos contenidos en
los archivos históricos y los identificados como históricos confidenciales no
serán susceptibles de clasificación como reservados en términos de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Artículo 28. Los sujetos obligados podrán
solicitar al Archivo General de la Nación, en el caso del Poder Ejecutivo Federal,
o a su archivo histórico en los demás casos, la custodia de los documentos
identificados como históricos confidenciales cuando las condiciones físicas de
su archivo de concentración no garanticen el debido resguardo de los documentos
o pongan en riesgo la conservación de los mismos durante el plazo que establece
el artículo 27 de la presente Ley.
Sin perjuicio de lo anterior, el Archivo
General de la Nación o los archivos históricos, según corresponda, podrán
ordenar la transferencia a sus acervos de los documentos históricos
confidenciales de los sujetos obligados para su custodia, cuando determinen que
los archivos de concentración no cuentan con las condiciones óptimas para
garantizar la debida organización y conservación de los mismos por el plazo
antes señalado.
Los documentos históricos confidenciales
transferidos al Archivo General de la Nación o a los archivos históricos en
calidad de custodia no formarán parte del archivo histórico de acceso público,
hasta que concluya el plazo establecido en el artículo 27 de la presente Ley.
Artículo 31. No podrán salir del país documentos
que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los órganos federales,
entidades federativas, municipios y casas curiales, así como documentos
originales relacionados con la historia de México y libros que por su
naturaleza no sean fácilmente sustituibles, sin la autorización previa del
Archivo General de la Nación.
Artículo 32. En los casos de enajenación por
venta de un acervo o documento declarado patrimonio documental de la Nación, y
en general cuando se trate de documentos acordes con lo previsto en el artículo
36, fracciones I y II, de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas
Arqueológicos, Artísticos e Históricos, el Ejecutivo Federal, a través del
Archivo General de la Nación, gozará del derecho del tanto en los términos que
establezca el Reglamento respectivo.
Artículo 36. Son atribuciones del Consejo
Nacional de Archivos las siguientes:
XI. Estimular la sensibilización
de la sociedad acerca de la importancia de los archivos activos como centros de
información esencial, y de los históricos como parte fundamental de la memoria
colectiva;
Artículo 41. El Archivo General de la
Nación es el organismo descentralizado rector de la archivística nacional y
entidad central de consulta del Poder Ejecutivo Federal en la administración de
los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal.
Tendrá su domicilio legal en la Ciudad de México y contará con autonomía de
gestión y personalidad jurídica propia para el cabal cumplimiento de su objeto
general, objetivos específicos y metas.
Artículo 49. El Registro Nacional de
Archivos Históricos es un instrumento catastral del Archivo General de la
Nación para registrar y difundir el patrimonio de la memoria documental del
país resguardado en los archivos históricos del Poder Ejecutivo Federal, y de
manera potestativa, de otros archivos públicos y privados. El registro
integrará los datos sobre los acervos y la infraestructura de los archivos, así
como sobre los documentos declarados patrimonio documental de la Nación.
Los archivos privados que sean beneficiados con
fondos federales deberán de registrarse en el Registro Nacional de Archivos
Históricos y sujetarse a las recomendaciones emitidas por el Archivo General de
la Nación.
Artículo 50. Los archivos adscritos al Registro
Nacional de Archivos Históricos deberán incorporar y luego actualizar
anualmente los datos sobre sus acervos, conforme a las disposiciones y
requisitos que establezca el Archivo General de la Nación.
Artículo 51. Los archivos privados que por solicitud de sus propietarios
se inscriban en el Registro Nacional de Archivos Históricos, contarán con
asistencia técnica por parte del Archivo General de la Nación y se estimulará
su organización, conservación, difusión y consulta.
Artículo 54. Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que
correspondan, son causa de responsabilidad administrativa de los servidores
públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las
siguientes:
V.
Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos históricos sin
causa justificada.
VI. Poner
en riesgo la integridad y correcta conservación de documentos históricos;
Transitorios.
Artículo Quinto. El Archivo General de la Nación
autorizará la permanencia de los archivos históricos de las dependencias y
entidades que hayan sido creados antes de la entrada en vigor de la presente
Ley, para lo cual evaluará las condiciones físicas, materiales y
administrativas en que se encuentran los archivos, a fin de verificar la debida
conservación, organización y difusión de la documentación, y determinar la
conveniencia de la permanencia de los archivos o la transferencia de sus
documentos con valor histórico al acervo del Archivo General de la Nación.
Fotos:*
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La comparación se realizó de acuerdo a las disposiciones en lo que se
refiere al archivo histórico en la Ley colombiana y la ley mexicana.
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Disposiciones legales nacionales en materia de
archivos
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Ley Colombiana
de Archivos.
ARTICULO 4°.
Fases de formación del archivo.
3. Archivos
permanentes o históricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio
la documentación que, por decisión del respectivo Comité de Archivo debe
conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación,
la ciencia y la cultura.
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Ley Federal
de Archivos México
En la ley
mexicana, el Archivo General de la Nación es el que recibe y dispone que
documentos deben conservarse.
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Artículo 49.
Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989
quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán
ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio"
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No hace
referencia a la reproducción, si marca que los documentos de carácter
histórico no deben destruirse
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Artículo 45.
Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico
declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el
propietario los ofreciere en venta. Declarase de interés público o de interés
social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se
refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de
carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción,
desaparición, deterioro o pérdida
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La ley
mexicana hace referencia también a la enajenación de bienes que se consideren
propiedad de la nación.
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